Tipp 1: Verfassen Sie eine Eingangsbestätigung
Sobald eine Bewerbung bei Ihnen eingegangen ist – ob per Post oder Mail – sollten Sie dem Bewerber bzw. der Bewerberin eine kurze Eingangsbestätigung zukommen lassen. Dies beruhigt die Person und sie kann sich nun sicher sein, dass die Person ihre Bewerbung an die richtige (Mail-) Adresse geschickt hat.
Teilen Sie mit, dass Sie die Unterlagen erhalten haben und sich darüber freuen, dass sie an Ihrem Unternehmen interessiert ist. In der Eingangsbestätigung sollten Sie dem Bewerber zudem mitteilen, wie der Bewerbungsprozess weiter verläuft. Sie können z.B. darauf hinweisen, dass seine Unterlagen zunächst geprüft werden und Sie sich dann erneut bei ihm melden, um ihn möglicherweise zu einem Gespräch einzuladen.
Wenn Sie zusätzlich einen konkreten Zeitraum nennen, in dem Sie sich wieder beim Bewerber melden, können Sie unnötige Nachfragen seinerseits vermeiden und für maximale Transparenz sorgen.
Tipp 2: Ignorieren Sie Bewerbungen nicht
Wenn sich herausstellt, dass der Bewerber für den Job nicht geeignet ist, sollten Sie einen gravierenden Fehler vermeiden: die Bewerbung einfach zu ignorieren.
Selbstverständlich ist es unangenehm und zeitintensiv einem Bewerber bzw. Bewerberin abzusagen. Ein respektvoller Umgang – und dazu gehört auch die Mitteilung, dass der Bewerber für den Job nicht geeignet ist – zählt jedoch zu den wichtigsten sozialen Kompetenzen. Sicherlich erwarten Sie auch von Ihren Bewerber*innen und Mitarbeitenden, dass Sie respektvoll mit Ihnen umgehen.
Gehen Sie deshalb mit gutem Beispiel voran. Verhalten Sie sich den Bewerber*innen gegenüber respektvoll und überbringen Sie die Nachricht, dass die Person für den ausgeschriebenen Job leider abgelehnt wurde.
Tipp 3: Schreiben Sie eine höfliche und persönliche Absage
Verfassen Sie wenn möglich eine persönliche Absage ohne Standardformulierungen. Aus dem Schreiben sollte für den Bewerber ersichtlich sein, warum die Person eine Absage von Ihnen erhalten hat. Anhand der individuellen Formulierung wird der Bewerber erkennen, dass Ihr Unternehmen sich auch um abgelehnte Bewerber*innen bemüht.
Seien Sie ruhig ehrlich und nennen Sie konkrete Gründe, aus denen die Person abgelehnt wurde. So kann der Bewerber die Absage besser nachvollziehen und mögliche Fehler bei weiteren Bewerbungen vermeiden.
Aber Achtung: Hier müssen Sie Feingefühl beweisen, um den Bewerber nicht vor den Kopf zu stoßen. Seien Sie in Ihrer Begründung zwar ehrlich, bringen Sie es dem Bewerber aber schonend bei. Nennen Sie nicht nur Kritik, sondern auch Aspekte, die Ihnen gut gefallen haben.
In Ihrer Absage können Sie außerdem darauf hinweisen, dass Sie sich über eine erneute Bewerbung auf eine andere Stelle freuen würden. So vermitteln Sie den Eindruck, dass der Bewerber lediglich für diesen Job nicht geeignet ist und er nicht aus persönlichen Gründen abgelehnt wurde.
Tipp 4: Schicken Sie die Bewerbungsunterlagen zurück
Sie sollten die Bewerbungsunterlagen an den Bewerber zurücksenden, wenn Sie diese vom Bewerber persönlich oder auf dem Postweg erhalten haben.
Insbesondere die Bewerbungsmappe kostet oft viel Geld und kann nach einer Absage erneut verwendet werden. In Ihrem Unternehmen hingegen landet Sie vermutlich früher oder später im Mülleimer.
Das Zurückschicken der Bewerbungsunterlagen zeigt dem Bewerber abermals, dass Ihr Unternehmen auch mit abgelehnten Bewerbern respektvoll umgeht. Mit diesem Verhalten können Sie sich von anderen Unternehmen unterscheiden und einen guten Eindruck hinterlassen.
Tipp 5: Bedanken Sie sich
Den Bewerbungsunterlagen sollten Sie ein kurzes Schreiben beilegen, in dem Sie sich für das Interesse und die Mühe des Bewerbers bedanken.
Auch wenn Sie dem Bewerber für diesen Job eine Absage erteilen mussten, soll er Ihr Unternehmen in guter Erinnerung behalten. Möglicherweise wird er sich dann zu einem späteren Zeitpunkt erneut bei Ihnen bewerben und Sie können in anderen Bereichen von seinen Fähigkeiten profitieren.
Die Meinung eines Bewerbers, der eine Absage erhalten hat, kann zudem große Auswirkungen auf das Image des Unternehmens haben. Nur wenn er Sie und Ihr Unternehmen trotzdem positiv in Erinnerung behält, wird er Sie z.B. auch Freunden weiterempfehlen.
Beherrschen Sie verschiedene Soft Skills
Im Umgang mit (abgelehnten) Bewerber*innen werden von Personalern einige soziale Kompetenzen abverlangt. Zum einen geht es um Höflichkeit und Freundlichkeit. Diese Soft Skills spielen während des gesamten Bewerbungsprozesses eine wichtige Rolle. Zudem sollten Sie den Bewerber*innen Respekt entgegenbringen. Dies können Sie zum Beispiel tun, indem Sie eine individuelle Absage verfassen und die Bewerbung nicht einfach ignorieren. Auch Einfühlungsvermögen ist beim Umgang mit abgelehnten Bewerber*innen gefragt. Dies können Sie ihnen besonders im Ablehnungsschreiben entgegenbringen.